Автоматизировали сбор и классификацию строительных дефектов и их передачу в Джиру, Диспетчер 24 и ЕДО

Вводные

К нам обратилась «Брусника» с очень важной и амбициозной задачей. Им нужен был не просто способ собирать гарантийные обращения от жильцов, а умная система, которая бы гарантировала, что ни одна заявка не потеряется и каждый дефект будет устранен в кратчайшие сроки

Это был классический случай, когда отсутствие единой системы приводило к репутационным и операционным рискам.

Мы диагностировали два ключевых симптома:

Риск «потерянных» обращений. Без единой точки входа заявки могли приходить по разным каналам, теряться или обрабатываться с задержкой. Каждое такое обращение — это удар по лояльности клиента.

Отсутствие системы контроля. Не было простого способа отслеживать, на каком этапе находится устранение дефекта. Процесс был непрозрачным как для клиента, так и для руководства.

По сути, у компании не было управляемого инструмента, который бы превращал неизбежные гарантийные случаи в демонстрацию высочайшего уровня сервиса.

Наша миссия была не просто «сделать форму для заявок». Мы должны были спроектировать и запустить полноценный сервисный конвейер.

Процесс

–Создавал единую и удобную точку входа для всех гарантийных обращений

–Гарантировал 100% доставку заявки напрямую к ответственным исполнителям

–Обеспечивал полный контроль за сроками и качеством устранения дефектов

Мы подошли к задаче как к проектированию сложной логистической системы, где каждый груз (обращение) должен быть доставлен точно по адресу и в срок.

Проектирование «умной» точки входа. Мы разработали форму сбора заявок, которая сама помогает пользователю. Все, что мы уже знаем о клиенте, например, адрес, подтягивается автоматически. Это упрощает процесс для жильца и исключает ошибки.

Двойной контур доставки и контроля. После отправки заявка уходит по двум маршрутам. Во-первых, полная спецификация мгновенно отправляется напрямую ответственным лицам в «Диспетчер 24». Во-вторых, параллельно задача ставится на контроль в Jira. Если дефект не устранен вовремя, руководитель сразу узнает об этом.

Эволюция системы: от гарантии до приемки. Когда сервис доказал свою эффективность, его начали использовать и при приемке квартир. Мы доработали систему: она научилась ежедневно выгружать все неустраненные дефекты в Google Docs и передавать данные в систему электронного документооборота «Брусники» для автоматического формирования актов.

Единый «мозг» системы. Чтобы все эти сложные процессы работали как часы, мы создали облачную базу данных. Она стала центральным «мозгом», который контролирует изменения во всех подключенных сервисах и синхронизирует данные.

Результат

На практике эта система превратила потенциальный источник негатива в мощный инструмент для демонстрации заботы о клиенте.

Клиенты получают быстрый и удобный сервис. Теперь они могут быть уверены, что их обращение не потеряется и будет взято в работу мгновенно.

Компания получила полный контроль. Руководство в реальном времени видит статус всех гарантийных работ, что позволяет контролировать качество и сроки.

Процессы стали прозрачными и эффективными. Автоматизация исключила ошибки «ручного режима» и значительно ускорила устранение недочетов.

Вместо хаотичного потока обращений компания получила управляемую систему, которая не просто решает проблемы, а работает на ее репутацию как одного из самых клиентоориентированных девелоперов.